Chiunque decida di organizzare o di partecipare ad un evento, dovrebbe rivolgersi a dei professionisti del settore, per assicurarsi una buona riuscita della serata o per garantirsi una partecipazione non passiva ad una fiera o ad una esposizione.
Per non passare inosservati e, per attrarre l’attenzione negli ospiti invitati, le maggiori società di organizzazione di eventi si occupano di investire la maggioranza delle risorse di energie e di budget sugli allestimenti.
Un buon allestimento che dia nell’occhio, con dei display situati negli angoli giusti, dei colori accattivanti, ma anche poltrone comode e la giusta musica di sottofondo, o ancora dei giusti video promozionali dei prodotti che si vogliono sponsorizzare dell’azienda, possono tracciare la linea tra una partecipazione di successo o una scadente ad un evento.
Tra le accortezze che i professionisti del settore avranno nell’approccio all’evento ci sono sicuramente tutto ciò che riguarda la dimensione e la pianificazione.
Per la dimensione, le società di organizzazione di eventi, sceglieranno, nella maggior parte dei casi uno stand standard cioè di dieci metri per dieci, con le relative accortezze e cambiamenti in base alle dimensioni a disposizione di ogni singolo partecipante o che la location propone.
In alcuni casi, se il budget lo consente, si potrà optare di utilizzare anche due o più stand all’interno delle stesso evento, facendo in modo, così di essere presenti in ogni lato di una determinata fiera.
La maggior parte degli organizzatori, durante il sopralluogo che avviene nella location, cercheranno di individuare i posti migliori su cui curare, successivamente, gli allestimenti; uno stand messo ad angolo darà, per esempio l’opportunità di essere visto da due lati, al contrario degli altri stand che, disposti lungo le navate, potranno essere visti dagli ospiti solo da un lato. In un secondo tempo, stabilite le dimensioni dell’allestimento e della location, si passerà alla fase dell’installazione.
Per quanto riguarda la pianificazione, la prima cosa da dire è che è la parte più importante di tutto il lavoro. Distribuire il lavoro a piccoli step, può spesso fare la differenza. Stabilita la dimensione e la linea da seguire in collaborazione col committente, gli organizzatori passeranno alla installazione degli allestimenti, cercando di creare e disegnare loghi e o slogan che richiamino l’azienda per cui stanno effettuando l’allestimento, cercando anche si usare colori idonei e inserendo dei video promozionali su un eventuale maxischermo, sicuramente posizionato in alto, in modo da essere visibile, anche da altre zone della location.